La loi impose en effet un délai minimum de conservation mais ce délai légal dépend évidemment de la nature du document. Un archivage de vos documents est nécessaire en cas de contrôle, de litige, de réclamation… Ces dossiers comptables, administratifs et sociaux sont de réelles preuves en droit et leur conservation est obligatoire. Le tableau ci-dessous vous propose une liste détaillée mais non exhaustive des documents à garder et de la durée minimum requise.
On peut cependant définir des grandes lignes en fonction de la nature de ces documents.
- Si les documents sont liés à la comptabilité, la durée légale de conservation est de 10 ans.
- Pour les documents commerciaux, la durée légale est également de 10 ans
- Tout ce qui concerne le personnel doit être archivé au moins 5 ans, certains documents sont fixés à 10 ans de conservation légale.
- Les documents sociaux ont la durée de conservation légale la plus importante : 30 ans.
| DOCUMENTS COMMERCIAUX |
Durée légale |
| Accords industriels |
10 ans |
| Autres contrats commerciaux |
10 ans |
| Commandes clients |
10 ans |
| Commandes fournisseurs |
10 ans |
| Contrats commerciaux importants |
10 ans |
| Contrats conclu entre commerçants ou entre commerçants et non commerçants |
10 ans |
| Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers |
30 ans |
| Correspondance commerciale |
10 ans |
| Documents établis pour le transport des marchandises |
10 ans |
| Dossiers clients |
10 ans |
| Tous documents de transport (pour les douanes) |
3 ans |
| DOCUMENTS, PIECES COMPTABLES ET BANCAIRES |
Durée légale |
| Autres pièces bancaires |
10 ans |
| Avis de débit d’agios |
10 ans |
| Avis de débit et crédit |
10 ans |
| Balance annuelle |
10 ans |
| Bilans, comptes de résultat, comptes de pertes et profits |
10 ans |
| Bons de commande |
10 ans |
| Bons de livraison et de réception |
10 ans |
| Comptes auxiliaires |
10 ans |
| Contrats d’acquisition et de cession de biens fonciers et des biens immobiliers |
10 ans |
| Contrats et documents relatifs aux participations |
10 ans |
| Contrats d’assurances |
10 ans |
| Contrats de leasing |
10 ans |
| Contrats de prêt, d’emprunt et d’avance |
10 ans |
| Contrats divers |
10 ans |
| Description des procédures comptables |
10 ans |
| Documents bancaires : relevés bancaires, chèques, effets, carnets à souche de chèques… |
10 ans |
| Doubles des certificats des avoirs fiscaux |
10 ans |
| Échelles d’intérêt |
10 ans |
| Factures clients |
10 ans |
| Factures fournisseurs |
10 ans |
| Fiscalité |
10 ans |
| Grand Livre |
10 ans |
| Investissements |
10 ans |
| Journaux comptables |
10 ans |
| Justificatifs de T.V.A. |
10 ans |
| Livre des inventaires |
10 ans |
| Marchés |
10 ans |
| Ordres de virement |
10 ans |
| Organisation |
10 ans |
| Relevés trimestriels |
10 ans |
| DOCUMENTS SOCIAUX |
Durée légale |
| Comptes annuels |
10 ans |
| Comptes de pertes et profits |
30 ans |
| Comptes d’exploitation |
30 ans |
| Comptes sociaux |
30 ans |
| Ordres de mouvement |
30 ans |
| Pièces modificatives des statuts |
30 ans |
| Rapport des commissaires aux comptes. |
5 ans |
| Rapport du gérant ou du conseil d’administration |
4 ans |
| Rapports du Conseil d’Administration |
30 ans |
| Registre à souche (actions et obligations) |
30 ans |
| Registre de présence des Conseils d’Administration |
30 ans |
| Registre de titres nominatifs |
30 ans |
| Registre des mouvements de titres |
30 ans |
| Registre des procès-verbaux des délibérations et des Conseils d’Administration |
30 ans |
| Registres des procès-verbaux des Assemblées Générales |
30 ans |
| Statuts et actes de société (création, modification et cession) |
30 ans |
| Traité de fusion |
30 ans |
| Documents de la société absorbée |
30 ans |
| IMPÔTS |
Durée légale |
| Déclaration d’impôt sur le revenu |
4 ans |
| Justificatifs de TVA |
10 ans |
| Déclaration des impôts locaux |
4 ans |
| PERSONNEL SALARIE |
Durée légale |
| Bulletins de paies |
5 ans |
| Contrat de travail |
30 ans |
| Documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés |
1 an |
| Documents relatifs aux charges sociales |
3 ans |
| Documents relatifs aux vérifications et aux contrôles au titre de l’hygiène, de la sécurité et des conditions de travail |
5 ans |
| Dossiers d’accidents du travail ou de maladie professionnelle donnant lieu à réparation |
Illimitée |
| Doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales |
5 ans |
| Doubles des certificats de travail |
5 ans |
| Fiches fiscales par salarié |
5 ans |
| Fiches individuelles de répartition de la participation et de l’intéressement |
30 ans |
| Lettre de démission, lettre de licenciement, lettre de sanction disciplinaire |
30 ans |
| Livres de paies |
5 ans |
| Reçus de solde de tout compte |
5 ans |
| Registres et états du personnel |
5 ans |
| Reçus pour solde de tout compte |
5 ans |
| Documents concernant les salaires, primes ou indemnités, cartes de pointage, décomptes de commissions |
5 ans |
Certains documents doivent être archivés pendant plusieurs dizaines d’années, alors le support d’archivage et le moyen de conservation est important, c’est plus qu’un investissement pour l’entreprise. Ce tableau, vous stipule des délais minimums, une fois la date buttoir atteinte libre à l’entreprise de jeter le document ou de le garder plus longuement comme justificatif en cas de besoin.
