Contrats, comptabilité, bons de commandes ou déclarations : Combien de temps faut-il conserver ces documents ?

Archivage documents professionnels
La loi impose en effet un délai minimum de conservation mais ce délai légal dépend évidemment de la nature du document. Un archivage de vos documents est nécessaire en cas de contrôle, de litige, de réclamation… Ces dossiers comptables, administratifs et sociaux sont de réelles preuves en droit et leur conservation est obligatoire. Le tableau ci-dessous vous propose une liste détaillée mais non exhaustive des documents à garder et de la durée minimum requise.

On peut cependant définir des grandes lignes en fonction de la nature de ces documents.

  • Si les documents sont liés à la comptabilité, la durée légale de conservation est de 10 ans.
  • Pour les documents commerciaux, la durée légale est également de 10 ans
  • Tout ce qui concerne le personnel doit être archivé au moins 5 ans, certains documents sont fixés à 10 ans de conservation légale.
  • Les documents sociaux ont la durée de conservation légale la plus importante : 30 ans.
DOCUMENTS COMMERCIAUX Durée légale
Accords industriels 10 ans
Autres contrats commerciaux 10 ans
Commandes clients 10 ans
Commandes fournisseurs 10 ans
Contrats commerciaux importants 10 ans
Contrats conclu entre commerçants ou entre commerçants et non commerçants 10 ans
Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans
Correspondance commerciale 10 ans
Documents établis pour le transport des marchandises 10 ans
Dossiers clients 10 ans
Tous documents de transport (pour les douanes) 3 ans
DOCUMENTS, PIECES COMPTABLES ET BANCAIRES Durée légale
Autres pièces bancaires 10 ans
Avis de débit d’agios 10 ans
Avis de débit et crédit 10 ans
Balance annuelle 10 ans
Bilans, comptes de résultat, comptes de pertes et profits 10 ans
Bons de commande 10 ans
Bons de livraison et de réception 10 ans
Comptes auxiliaires 10 ans
Contrats d’acquisition et de cession de biens fonciers et des biens immobiliers 10 ans
Contrats et documents relatifs aux participations 10 ans
Contrats d’assurances 10 ans
Contrats de leasing 10 ans
Contrats de prêt, d’emprunt et d’avance 10 ans
Contrats divers 10 ans
Description des procédures comptables 10 ans
Documents bancaires : relevés bancaires, chèques, effets, carnets à souche de chèques… 10 ans
Doubles des certificats des avoirs fiscaux 10 ans
Échelles d’intérêt 10 ans
Factures clients 10 ans
Factures fournisseurs 10 ans
Fiscalité 10 ans
Grand Livre 10 ans
Investissements 10 ans
Journaux comptables 10 ans
Justificatifs de T.V.A. 10 ans
Livre des inventaires 10 ans
Marchés 10 ans
Ordres de virement 10 ans
Organisation 10 ans
Relevés trimestriels 10 ans
DOCUMENTS SOCIAUX Durée légale
Comptes annuels 10 ans
Comptes de pertes et profits 30 ans
Comptes d’exploitation 30 ans
Comptes sociaux 30 ans
Ordres de mouvement 30 ans
Pièces modificatives des statuts 30 ans
Rapport des commissaires aux comptes. 5 ans
Rapport du gérant ou du conseil d’administration 4 ans
Rapports du Conseil d’Administration 30 ans
Registre à souche (actions et obligations) 30 ans
Registre de présence des Conseils d’Administration 30 ans
Registre de titres nominatifs 30 ans
Registre des mouvements de titres 30 ans
Registre des procès-verbaux des délibérations et des Conseils d’Administration 30 ans
Registres des procès-verbaux des Assemblées Générales 30 ans
Statuts et actes de société (création, modification et cession) 30 ans
Traité de fusion 30 ans
Documents de la société absorbée 30 ans
IMPÔTS Durée légale
Déclaration d’impôt sur le revenu 4 ans
Justificatifs de TVA 10 ans
Déclaration des impôts locaux 4 ans
PERSONNEL SALARIE Durée légale
Bulletins de paies 5 ans
Contrat de travail 30 ans
Documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés 1 an
Documents relatifs aux charges sociales 3 ans
Documents relatifs aux vérifications et aux contrôles au titre de l’hygiène, de la sécurité et des conditions de travail 5 ans
Dossiers d’accidents du travail ou de maladie professionnelle donnant lieu à réparation Illimitée
Doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales 5 ans
Doubles des certificats de travail 5 ans
Fiches fiscales par salarié 5 ans
Fiches individuelles de répartition de la participation et de l’intéressement 30 ans
Lettre de démission, lettre de licenciement, lettre de sanction disciplinaire 30 ans
Livres de paies 5 ans
Reçus de solde de tout compte 5 ans
Registres et états du personnel 5 ans
Reçus pour solde de tout compte 5 ans
Documents concernant les salaires, primes ou indemnités, cartes de pointage, décomptes de commissions 5 ans

Certains documents doivent être archivés pendant plusieurs dizaines d’années, alors le support d’archivage et le moyen de conservation est important, c’est plus qu’un investissement pour l’entreprise. Ce tableau, vous stipule des délais minimums, une fois la date buttoir atteinte libre à l’entreprise de jeter le document ou de le garder plus longuement comme justificatif en cas de besoin.