La loi impose en effet un délai minimum de conservation mais ce délai légal dépend évidemment de la nature du document. Un archivage de vos documents est nécessaire en cas de contrôle, de litige, de réclamation… Ces dossiers comptables, administratifs et sociaux sont de réelles preuves en droit et leur conservation est obligatoire. Le tableau ci-dessous vous propose une liste détaillée mais non exhaustive des documents à garder et de la durée minimum requise.
On peut cependant définir des grandes lignes en fonction de la nature de ces documents.
Si les documents sont liés à la comptabilité, la durée légale de conservation est de 10 ans.
Pour les documents commerciaux, la durée légale est également de 10 ans
Tout ce qui concerne le personnel doit être archivé au moins 5 ans, certains documents sont fixés à 10 ans de conservation légale.
Les documents sociaux ont la durée de conservation légale la plus importante : 30 ans.
DOCUMENTS COMMERCIAUX
Durée légale
Accords industriels
10 ans
Autres contrats commerciaux
10 ans
Commandes clients
10 ans
Commandes fournisseurs
10 ans
Contrats commerciaux importants
10 ans
Contrats conclu entre commerçants ou entre commerçants et non commerçants
10 ans
Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers
30 ans
Correspondance commerciale
10 ans
Documents établis pour le transport des marchandises
Documents concernant les salaires, primes ou indemnités, cartes de pointage, décomptes de commissions
5 ans
Certains documents doivent être archivés pendant plusieurs dizaines d’années, alors le support d’archivage et le moyen de conservation est important, c’est plus qu’un investissement pour l’entreprise. Ce tableau, vous stipule des délais minimums, une fois la date buttoir atteinte libre à l’entreprise de jeter le document ou de le garder plus longuement comme justificatif en cas de besoin.
