Une des préoccupations principales des dirigeants est l’optimisation des dépenses nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Un constat qui s’adresse d’autant plus aux dirigeants de PME, car ils n’ont pas toujours la possibilité d’avoir recours aux services d’un responsable des achats.
La vérification des factures
D’après une récente étude, 85% des dirigeants de PME ne contrôlent pas leurs factures. Cependant, on remarque un taux d’erreur du montant des factures compris entre 5% et 10%.1
Avant d’engager de nouvelles démarches, commencez par vérifier l’adéquation entre vos factures et vos dépenses. Actuellement, de nombreux dirigeants ne prennent pas le temps de faire cette vérification et perdent sans le savoir de l’argent qui aurait pu être utilisé à bon escient.
Un coût peut en cacher un autre
Un des axes d’optimisation des coûts est l’identification des coûts cachés. Ceux-ci correspondent à des coûts indirects, induits par une activité, par exemple, une action lancée sans stratégie préalable peut engendrer des incertitudes, une perte de temps, et finalement, d’argent. Prenez le temps de jeter un coup d’œil sur le taux d’absentéisme, le nombre d’accidents du travail, etc. Après ce premier constat, essayez de comprendre d’où proviennent ces chiffres en allant à la rencontre de vos managers. Grâce à cette analyse, vous pourrez revoir votre mode de management dans l’objectif de réduire ce phénomène de coûts cachés et donc limiter les pertes.
Évaluer le niveau de qualité nécessaire
La réévaluation du niveau de qualité des produits ou services nécessaires au fonctionnement de l’entreprise amène à une optimisation des coûts. En effet, certains produits utilisés dans le processus de fabrication nécessitent une qualité bien particulière. Il peut être utile de procéder à une réévaluation de leur qualité en établissant un cahier des charges précis qui éviterait l’achat d’éléments sous ou sur-qualitatifs. Si vous proposez plusieurs gammes de produits (low-cost jusqu’à haut de gamme), vous avez tout intérêt à faire évaluer le niveau de qualité des composants de chacune de ses gammes. En effet, la qualité des composants d’un produit d’entrée de gamme ne doit pas être la même que celle des composants d’un même produit haut de gamme (par exemple, une barrette mémoire RAM, pour une gamme d’ordinateur). Cependant il arrive que les dirigeants utilisent les mêmes matériaux pour l’ensemble de leurs gammes. Or cela entraîne des dépenses qui pourraient être amoindries grâce à une évaluation du niveau de qualité nécessaire à chaque produit de l’entreprise.
Faire marcher la concurrence
Certains services ou produits tels que le téléphone, internet ou les fournitures de bureau peuvent être revus à la baisse. Pour cela, il ne faut pas hésiter tous les 2 ou 3 ans à faire le tour des prestataires afin d’obtenir le meilleur prix et les meilleures fonctionnalités. Cette démarche peut amener à la réduction de certains coûts de bureau notamment. Mais une sensibilisation auprès de vos collaborateurs peut également être source d’optimisation. En effet, en leur faisant part des problématiques rencontrées par l’entreprise et en leur donnant une idée du montant des factures, vos salariés feront plus attention à leur consommation.
Les achats groupés
Une autre possibilité d’optimisation des coûts peut provenir d’un partenariat entre plusieurs entreprises qui se regroupent dans le processus d’achat de matériaux. En effet, l’achat en grande quantité amène souvent à des réductions de prix car le fournisseur réalise des économies d’échelle. Ainsi, le regroupement d’achats peut amener à la réalisation d’économies. Mais cette démarche doit être encadrée avec des conditions écrites et signées par tous les membres de ce procédé. Une autre solution peut consister à trouver une plateforme d’achats pour les PME. Ces plateformes négocient des accords-cadres au niveau national et proposent des produits et services à des prix parfois très attractifs !
Implication auprès du fournisseur
Un dernier volet de l’optimisation des coûts, peu connu mais néanmoins intéressant, provient d’une coopération de l’entreprise dans le fonctionnement de l’entreprise de son fournisseur. En effet, en fin d’année, une entreprise peut dresser un bilan de son ressenti concernant les prestations prodiguées par le fournisseur. Elle va émettre des recommandations qui permettront d’améliorer et d’optimiser le processus du fournisseur dans l’objectif de bénéficier des avantages que les améliorations apporteront par la suite. Par exemple, une entreprise qui conçoit des vélos a tout intérêt à faire part à ses fournisseurs des améliorations qu’elle souhaiterait voir sur les pièces qu’elle lui commande. En effet, si cette entreprise reçoit les pièces commandées sans avoir à les modifier par la suite, elle optimisera des coûts liés à la main d’œuvre. Parallèlement, le fournisseur verra en cette démarche un avantage car il proposera des produits plus innovants qui lui offriront un avantage concurrentiel. Ainsi ce procédé profite tant à l’entreprise qu’au fournisseur. N’hésitez plus à faire part de cette démarche à vos fournisseurs car, l’un comme l’autre, vous en sortirez gagnants !
