Dans la vie d’une entreprise, en particulier d’une entreprise jeune, mais aussi d’une entreprise qui prend de l’ampleur, que cela soit ponctuel ou récurrent, il arrive un moment où les aspects administratifs deviennent lourds. Il n’y va pas tant de la quantité du travail administratif, mais de son accroissement. En effet, la plupart des chefs d’entreprises aiment se consacrer à leur métier, celui de leur entreprise, et déconsidèrent les aspects administratifs afférents. Cela est vécu comme d’autant plus pénible que la solution envisagée est l’embauche d’un nouveau collaborateur vu comme non productif, car affecté aux tâches non directement liées à l’activité principale de l’entreprise.
Sous-traitance des tâches administratives
Heureusement, il y a une solution. Il s’agit tout simplement de faire sous-traiter les tâches administratives de l’entreprise. En confiant les aspects jugés ingrats de la gestion d’une entreprise, en l’occurrence la gestion administrative, le chef d’entreprise se libère d’un poids qui lui paraît déplaisant tout en le déléguant à un prestataire dont c’est justement le métier. L’entreprise gagne ainsi en efficacité en profitant des gains de productivité de son prestataire.
En remettant la gestion administrative d’une TPE ou d’une PME à un prestataire OffShore, dont l’administratif est le cœur de métier, le client professionnel se libère des contraintes et risques liés à l’embauche d’un nouveau collaborateur, ainsi que de la gestion et l’encadrement d’un nouveau collaborateur, en particulier non dédié à l’activité principale de l’entreprise. Au contraire, le client profite du savoir-faire déjà acquis du prestataire en gestion administrative, profitant d’un service de secrétariat déjà efficace, car aux méthodes validées par une expérience déjà acquise.
Parmi les diverses prestations administratives, notons les tâches les plus classiques, comme le classement de documents, le tri du courrier, la numérisation d’éléments divers. Les prestations peuvent aussi revêtir une plus forte valeur ajoutée avec des services relatifs à la gestion de l’entreprise, comme la tenue d’un tableau de bord, la recherche de fournisseurs, ou encore la gestion des stocks. En complément, certains aspects commerciaux non déterminants, mais toutefois indispensables, peuvent être assurés, comme le suivi des ventes, ou la gestion de la base de données des clients. De plus, une aide précieuse peut être apportée dans la gestion des ressources humaines, comme le suivi des réunions, ou la préparation des déplacements. Enfin, toujours dans le domaine des ressources humaines, un partenaire efficace peut fournir des services annexes, comme l’établissement d’un document unique de prévention des risques, par exemple.
